أتمتة العمليات
أتمتة الفوترة وسير عمل تذكيرات السداد
توقّف عن ملاحقة المدفوعات يدوياً. نبني سير عمل يُصدر الفواتير تلقائياً، ويرسل تذكيرات مهذبة عبر واتساب والبريد وفق جدولك، ويصمت في اللحظة التي يسدّد فيها العميل.
احجز استشارة مجانية
املأ النموذج وسيتواصل معك مختصونا خلال ٢٤ ساعة.
نظرة عامة
باختصار، ما الذي نقدّمه
خدمة أتمتة الفوترة والتذكيرات من كلاودتوبيا تقوم على فكرة واضحة: توقّف عن ملاحقة المدفوعات يدوياً. نبني سير عمل يُصدر الفواتير تلقائياً، ويرسل تذكيرات مهذبة عبر واتساب والبريد وفق جدولك، ويصمت في اللحظة التي يسدّد فيها العميل.
أتمتة الفوترة والتذكيرات من كلاودتوبيا مبني حول عملك — لا قالب جاهز للجميع. ضمن خدمات أتمتة عمليات الأعمال (BPA)، نركّز على ما يحرّك أهدافك فعلاً: نتيجة تملكها بالكامل، بالعربية والإنجليزية، بنطاق واضح ودون مفاجآت.
ما الذي نبنيه
ما الذي نُعدّه ونطوّره ونربطه من أجلك.
توليد الفواتير آلياً
تُنشأ الفواتير وتُرقَّم لحظة إطلاقها من طلب أو مرحلة عقد أو دورة اشتراك، دون أي تدخل يدوي.
ما يتضمنه:
- إطلاق من طلب أو صفقة أو تاريخ استحقاق
- ترقيم تسلسلي جاهز لمتطلبات ضريبة القيمة المضافة
- قوالب PDF بالعربية والإنجليزية بهوية علامتك
- إرسال تلقائي فور الإنشاء
محرك جدولة التذكيرات
نحوّل نسق متابعاتك إلى خطوات مجدولة زمنياً تنطلق قبل تاريخ الاستحقاق وبعده دون أن يحرّك أحد ساكناً.
ما يتضمنه:
- إشعار مجاملة قبل الاستحقاق
- متابعات بعد يوم و7 و15 و30 يوماً
- قواعد لساعات الهدوء ونهايات الأسبوع
- لهجة تصاعدية مع كل مرحلة
التسليم عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني
تصل التذكيرات إلى العملاء حيث يردّون فعلاً — عبر WhatsApp أولاً، مع البريد الإلكتروني كبديل موثّق.
ما يتضمنه:
- رسائل عبر WhatsApp Business API
- قوالب ثنائية اللغة معتمدة
- بريد إلكتروني بملف PDF مرفق
- تتبع التسليم والقراءة
منطق التوقف عند السداد
عند وصول أي دفعة يرصدها سير العمل ويُلغي فوراً كل تذكير معلّق لتلك الفاتورة.
ما يتضمنه:
- فحص عبر بوابة الدفع وكشف الحساب البنكي
- خيار وضع علامة "مدفوع" يدوياً
- معالجة السداد الجزئي
- إلغاء تلقائي للمتابعات المُدرجة في قائمة الانتظار
لوحة معلومات الذمم المدينة
طريقة عرض حيّة تُظهر من عليه مستحقات وما مقدارها ومدى تأخرها وأي التذكيرات أُرسِلت.
ما يتضمنه:
- شرائح التقادم (0-30-60-90)
- إجمالي المستحقات لكل عميل
- الخط الزمني لسجل التذكيرات
- تصدير إلى نظام المحاسبة
الإيصالات وتسوية الحسابات
الفواتير المسدَّدة تُولّد إيصالاً وتُغلق نفسها بنظافة مقابل سجلاتك.
ما يتضمنه:
- إيصال تلقائي عند السداد
- رسالة تأكيد وشكر
- مطابقة المرجع مع الفاتورة
- مزامنة مع ERP أو جدول بيانات
توليد الفواتير آلياً
تُنشأ الفواتير وتُرقَّم لحظة إطلاقها من طلب أو مرحلة عقد أو دورة اشتراك، دون أي تدخل يدوي.
ما يتضمنه:
- إطلاق من طلب أو صفقة أو تاريخ استحقاق
- ترقيم تسلسلي جاهز لمتطلبات ضريبة القيمة المضافة
- قوالب PDF بالعربية والإنجليزية بهوية علامتك
- إرسال تلقائي فور الإنشاء
محرك جدولة التذكيرات
نحوّل نسق متابعاتك إلى خطوات مجدولة زمنياً تنطلق قبل تاريخ الاستحقاق وبعده دون أن يحرّك أحد ساكناً.
ما يتضمنه:
- إشعار مجاملة قبل الاستحقاق
- متابعات بعد يوم و7 و15 و30 يوماً
- قواعد لساعات الهدوء ونهايات الأسبوع
- لهجة تصاعدية مع كل مرحلة
التسليم عبر WhatsApp والبريد الإلكتروني
تصل التذكيرات إلى العملاء حيث يردّون فعلاً — عبر WhatsApp أولاً، مع البريد الإلكتروني كبديل موثّق.
ما يتضمنه:
- رسائل عبر WhatsApp Business API
- قوالب ثنائية اللغة معتمدة
- بريد إلكتروني بملف PDF مرفق
- تتبع التسليم والقراءة
منطق التوقف عند السداد
عند وصول أي دفعة يرصدها سير العمل ويُلغي فوراً كل تذكير معلّق لتلك الفاتورة.
ما يتضمنه:
- فحص عبر بوابة الدفع وكشف الحساب البنكي
- خيار وضع علامة "مدفوع" يدوياً
- معالجة السداد الجزئي
- إلغاء تلقائي للمتابعات المُدرجة في قائمة الانتظار
لوحة معلومات الذمم المدينة
طريقة عرض حيّة تُظهر من عليه مستحقات وما مقدارها ومدى تأخرها وأي التذكيرات أُرسِلت.
ما يتضمنه:
- شرائح التقادم (0-30-60-90)
- إجمالي المستحقات لكل عميل
- الخط الزمني لسجل التذكيرات
- تصدير إلى نظام المحاسبة
الإيصالات وتسوية الحسابات
الفواتير المسدَّدة تُولّد إيصالاً وتُغلق نفسها بنظافة مقابل سجلاتك.
ما يتضمنه:
- إيصال تلقائي عند السداد
- رسالة تأكيد وشكر
- مطابقة المرجع مع الفاتورة
- مزامنة مع ERP أو جدول بيانات
النتائج
ما الذي يتغيّر في عملك
النظام ملك لك
تحصيل نقدي أسرع
الفواتير تُرسَل يوم إنجاز العمل والمتابعات لا تتأخر أبداً، فتصل الأموال في وقت أقرب.
ساعات تستردّها كل أسبوع
لا أحد يصيغ الفواتير يدوياً أو يلاحق المتأخرين بين جداول البيانات والمحادثات.
اتصالات محرجة أقل
تذكيرات مهذبة تلقائية تتولى الملاحقة، فتبقى علاقتك بالعملاء هادئة واحترافية.
رؤية واضحة للمستحقات
تعرف دائماً بالضبط من تأخّر وبكم، دون مفاجآت في نهاية الشهر.
كيف ننفّذ
مسار واضح حتى الإطلاق
من أول محادثة إلى نظام يملكه فريقك ويشغّله، خطوة بخطوة.
التحديد والتخطيط
نحدد المستخدمين وسير العمل والميزات والمخاطر والتكاملات ومعايير النجاح، ثم نحوّلها إلى قائمة مهام واضحة.
- اكتشاف أصحاب المصلحة وسير العمل
- تحديد نطاق الميزات والتكاملات
- معايير النجاح وقائمة المهام
التقنيات
تقنيات حديثة نبني بها
أدوات مثبتة نطبّقها حيث تصنع قيمة حقيقية — لا شعارات.
الذكاء الاصطناعي
نوظّف الذكاء الاصطناعي حيث يصنع فرقاً — أتمتة ذكية، واستخراج بيانات ومستندات، وتوقعات، ومساعدون يقلّلون العمل اليدوي.
السحابة والبنية التحتية
استضافة سحابية آمنة وقابلة للتوسّع مع نسخ احتياطي ومراقبة والاعتمادية التي يعتمد عليها عملك — في المنطقة التي تحتاجها.
الأتمتة والتكامل
نربط أدواتك في تدفّق واحد — واجهات برمجية وأتمتة قائمة على الأحداث تلغي إعادة الإدخال وتُبقي الأنظمة متزامنة.
البيانات والتحليلات
نماذج بيانات نظيفة ولوحات تحكم وتقارير ترى بها ما يحدث فعلاً وتقرّر بأرقام تثق بها.
The stack we build this on
Proven automation, messaging, and payment tooling wired into one reliable invoicing-and-reminder workflow you own end to end.
القطاعات
قطاعات نخدمها
حالات الاستخدام
لمن هذه الخدمة
أكثر المواقف التي يحدث فيها أتمتة الفوترة والتذكيرات فرقاً حقيقياً.
إنهاء الإدخال اليدوي
أتمتة الإدخال المتكرر الذي يهدر وقت فريقك.
عروض وفواتير أسرع
أنشئ العروض والفواتير والتذكيرات تلقائياً.
ربط أدواتك
زامن الموقع والـ CRM والمحاسبة لتتدفّق البيانات تلقائياً.
لماذا كلاود توبيا
لماذا تختار كلاود توبيا
حل مخصص
مبني حول سير عملك الفعلي، لا قالب جاهز.
ملكية كاملة
تحصل على الكود والوصول والتوثيق — دون احتكار.
تنفيذ ثنائي اللغة
عربي وإنجليزي بواجهات جاهزة لاتجاه RTL.
تكامل عملي
يرتبط بأنظمتك وأدواتك الحالية بسلاسة.
نظامك، ملك لك
مبني في عُمان لمنطقة الخليج — آمن وثنائي اللغة وتملكه بالكامل.
تسليم على مراحل
مراحل واضحة ومراجعة وضمان جودة قبل الإطلاق.
دعم مستمر
مسار دعم وتطوير بعد الإطلاق يملكه فريقك.
لديك سؤال؟
تحدث مع مختص مباشرة.
أسئلة شائعة
أسئلة شائعة
إجابات سريعة قبل أن تبدأ.
كلا. يرصد سير العمل السداد عبر بوابة الدفع أو كشف الحساب البنكي أو وضع علامة "مدفوع" يدوياً، ويُلغي كل تذكير معلّق لتلك الفاتورة لحظة تسويتها. ولا يصل العميل سوى رسالة شكر وإيصال، ولا يُلاحَق أبداً بشأن مبلغ سُدِّد بالفعل.
نعم. تُسلَّم كل فاتورة ورسالة WhatsApp وبريد إلكتروني بلغتين مع دعم كامل للعربية باتجاه RTL، ونضبط اللغة لكل عميل ليصله التواصل باللغة التي يفضّلها. وتُراجَع القوالب معك قبل إطلاق أي شيء.
في أغلب الحالات، نعم. نتصل ببوابات الدفع وكشوف الحسابات البنكية والأنظمة الشائعة مثل Odoo أو QuickBooks أو Zoho، بل حتى جدول بيانات Google Sheets، لتبقى الفواتير وحالة السداد متزامنة. وخلال الاستشارة المجانية نؤكد بالضبط أي الاتصالات يدعمها نظامك.
نستخدم WhatsApp Business API الرسمي بقوالب رسائل معتمدة مسبقاً، لا روبوتاً غير رسمي، فيكون التسليم موثوقاً ومتوافقاً مع الشروط. وهذا يحافظ على سمعة رقمك ويتيح للعملاء الرد عبر قناة حقيقية خاضعة للمراقبة.
تماماً. تستلم الشيفرة البرمجية وإعدادات سير العمل وقاعدة البيانات والتوثيق، بلا أي قيود على مورد بعينه. ويستطيع فريقك تشغيله وتعديل نسق التذكيرات وتوسيعه دون الاعتماد علينا.
لنبنِها معاً
لنحدد نطاق الحل المناسب لك — باستشارة مجانية ومعاينة قبل أي التزام.
إذا كنت تلاحق فواتير متأخرة، فهذه عباراتك على الأغلب
كل عبارة من هذه العبارات تبدأ بفاتورة تأخر سدادها. تجيب هذه الصفحة عنها بأتمتة تُصدر الفاتورة وتتابعها عبر واتساب والبريد الإلكتروني وتتوقف فور السداد.
حسب الحاجة
- برنامج فوترة تلقائي
- تذكير العملاء بالسداد تلقائياً
- إرسال الفواتير عبر واتساب
- أتمتة الفواتير الدورية
حسب المشكلة
- كيف اتعامل مع العملاء المتأخرين في السداد
- طريقة تحصيل المستحقات من العملاء
- تقليل الفواتير المتأخرة
- متابعة الفواتير غير المسددة
حسب السوق والتكلفة
- نظام فوترة للشركات في عمان
- برنامج تحصيل مستحقات العملاء في الخليج
- أتمتة التحصيل للشركات الصغيرة
- كم تكلفة أتمتة الفوترة